Het oude normaal, het nieuwe normaal, niets meer normaal?! Het ‘na’-corona tijdperk treed langzaam aan en dat brengt heel wat te weeg bij mensen. Veel collega’s schrijven hier heel inspirerend over zoals organisatie-antropoloog Jitske Kramer in haar boek ‘werk heeft het gebouw verlaten’. Maar naast het schrijven merken we het vooral ook zelf en bij onze klanten dat dit ‘nieuwe werkend leven’ nog vorm moet krijgen vanuit verschillende invalshoeken. Daarom delen we in deze blog 4 aandachtsgebieden bij hybride werken in organisaties. Welke factoren voor succes en mogelijke valkuilen zijn er?
1. Terug naar de bedoeling
Het begint al bij de vraag: wat is hybride werken eigenlijk? Toen we deze vraag laatst voorlegden in een team
bleek dat er hele diverse beelden bij bestonden. Laat staan de verschillende behoeften van mensen rondom thuiswerken of op kantoor! Om te weten waar je als team of als organisatie naartoe kan gaan is het zinvol om die beelden boven te halen. En om vervolgens terug te gaan naar de bedoeling van het team. Waarvoor zijn we een team? Wat is ons bestaansrecht? En welke elementen van hybride werken passen wel of niet bij ons?
Voor je het weet wordt hybride werken een doel op zich in plaats van een vorm van werken die de bedoeling van het team dient. Meer lezen over de bedoeling van teams? Wouter Hart schrijft erover in ‘Verdraaide Organisaties’.
Tip: neem een periode de tijd om als team ‘proef te draaien’ en te onderzoeken wat wel of niet werkt voor jullie team. Haal feedback op en evalueer.
2. De werkplek inrichten
Als je tot de conclusie komt dat hybride werken ‘here to stay’ is in jullie team en/of organisatie, dan is het natuurlijk zaak dat de flexibele werkplek goed wordt ingericht. Dat betekent dat mensen de digitale middelen voor werken op afstand nodig hebben (laptops/beeldschermen/software) en de fysieke middelen voor werken op locatie (ruimten/catering/bereikbaarheid). Maar meer nog dan de faciliteiten zijn hier 3 dingen van belang:
– structuur
Wie overlegt, wanneer, waarom, waarover en vooral via welk kanaal? Tip: maak een matrix.
– informatievoorziening
Hoe maken we op afstand informatie gedeeld, transparant, toegankelijk en zorgen we voor gemak en snelheid in het reageren op elkaar?
– onderlinge afspraken
Wat vinden we ervan als iemand aangeeft niet meer online te willen vergaderen? Of wat doen we als iemand juist alleen maar thuis wil werken? Wat doen we met camera’s die uit staan en willen we in fysiek overleg ook de mogelijkheid tot inbellen aanbieden? Gedragsafspraken maken is voor veel teams spannend, maar helpt enorm om hybride werken tot een succes te maken!
3. Aandacht voor welzijn
Velen van ons hebben ondervonden hoe fundamenteel de behoefte is om ergens toe te behoren: ‘de need to belong’. Hoe voel je je onderdeel van een team dat deels werkt op afstand van elkaar? Verbinding vraagt om aandacht en maatwerk. Want waar de een het liefst de telefoon oppakt, vindt de ander het fijn om online een gezicht te zien middels Zoom of MsTeams en gaat de derde het liefst op kantoor zitten met een bak koffie. Zoveel mensen, zoveel wensen! Het teamgevoel en welzijn van mensen die werken op afstand vergroot je o.a. door:
– waardering en complimenten uitspreken
Maar het is toch logisch dat ik je waardeer! Is dat zo?! En is het hoe dan ook niet fijn om te horen wat je toevoegt in je werk en als persoon?
– successen delen en vieren
Laat zien waar er flow zit tussen mensen en er mooie resultaten worden behaald! Doe dit online en offline.
– contact persoonlijk/menselijk maken
Niet altijd direct de inhoud induiken, maar ruimte inbouwen voor persoonlijke verhalen, zowel online als offline.
4. Leiderschap heruitgevonden
Leiderschap is natuurlijk een onderwerp dat ruim onderzocht en beschreven is en waarover veel wordt geadviseerd en gecoacht. Het situationeel leiderschapsmodel van Hersey & Blanchard bewijst daarin nog altijd zijn waarde: een leider past zijn/haar stijl aan naar het team en de situatie.
Dat is ‘na’ corona niet anders. Wel vraagt het van leidinggevenden om te kunnen schakelen tussen verschillende stijlen van leidinggeven. Immers, bij aandachtsgebied 2 is er een sterke behoefte aan duidelijkheid die het team vraagt van een leidinggevende en bij aandachtsgebied 3 is er juist sterk behoefte aan individuele veiligheid en aandacht. Verschillende stijlen, verschillende houding en verschillend gedrag. Niet elke leidinggevende voelt zich als een vis in het water bij beide stijlen en het is ook best wel wat als je hierin ook nog eens een voorbeeldrol hebt!
Dus, in plaats van de verantwoordelijkheid voor succes in hybride werken te ‘dumpen’ bij de leidinggevenden, kunnen we beter kijken hoe we die verantwoordelijkheid kunnen delen. Wat doe jij als teamlid als een collega of als je zelf afwijkt van een gemaakte afspraak en bijvoorbeeld niet op komt dagen in een online sessie? Wat doe jij als er wrijving ontstaat na het zoveelste verzoek om bepaalde informatie waar maar niet op gereageerd wordt? Zelfreflectie, teamreflectie en de moed om dingen hardop te benoemen zijn hier de sleutels tot succes!
Zo hopen we samen ons ‘nieuwe werkend leven’ te ontdekken en vorm te geven! Teamcoaching kan jullie daarbij helpen. Wil jouw team hybride werken onderzoeken of inrichten? Heeft jouw team een ontwikkel- of groeivraag? Neem dan contact op met de teamcoaches van Psydos voor een verkennend gesprek!