De Coronamaatregelen hebben onze manier van (samen)werken drastisch veranderd. Iedere ondernemer zoekt daarin zijn weg, probeert creatief en inventief te zijn. LinkedIn wordt druk bezocht en mensen maken gebruik van elkaars expertise. Dat is mooi. Toch is het goed zoeken om het antwoord te vinden op vragen als ‘Hoe houd ik op afstand de verbinding met mijn thuiswerkende medewerkers? Hoe houd ik hen betrokken bij mijn bedrijf?’. Deze vragen besprak Jacomien Wolfkamp van Jacomien Schrijft met ons in een interview.
We bespraken 8 prangende vragen van werkgevers over hoe goed om te gaan met thuiswerkende medewerkers op afstand. We hebben het onder andere over productiviteit, communicatie, weerstand, motivatie en stress. Lees hieronder het interview!
Annika en Peter zijn twee positieve en betrokken psychologen. In het dagelijks leven zonder Corona helpen zij teams succesvoller te worden. We besloten om vanuit onze gezamenlijke kwaliteit ondernemers verder te helpen in deze extreme situatie. Annika en Peter delen vanuit de psychologie hun kennis, ervaring en visie op verbinding houden met je medewerkers op afstand. Vanuit mijn vak als tekstschrijver zette ik hun adviezen om in een goed verhaal.
Vragen en zorgen
Welke vragen en zorgen krijgen jullie in deze periode van ondernemers met personeel? Annika en Peter: “Wij merken dat ondernemers graag advies willen hoe zij in deze periode het beste met hun personeel om kunnen gaan. Ze willen het graag goed doen, maar weten niet hoe. Eigenlijk valt hun vraag uiteen in verschillende deelvragen zoals hoe motiveer ik mensen, hoe ga ik om met hun stress en angst, hoe houd ik de productiviteit op peil en wat kan ik doen bij weerstand?” We besluiten om alle deelvragen stuk voor stuk te beantwoorden.
Hoe motiveer je je mensen?
Annika: “Het helpt als jouw mensen een gevoel van controle, invloed en grip ervaren. Dat is voor de een makkelijker dan voor de ander. Sommige mensen zijn geneigd om dat gevoel van controle uit zichzelf te halen. Anderen zullen eerder denken dat de wereld om hen heen oncontroleerbaar is.” “Je kunt mensen helpen door positief te zijn en concreet te maken wat wel mogelijk is” zegt Peter. “Help in het bedenken van doelen, taken en subdoelen. Ook op afstand mag je resultaat verwachten. Beloon het met een compliment als mensen hun best daarvoor doen. Beloon dus vooral het gedrag in plaats van alleen het resultaat. Je zult sommige medewerkers daarbij meer moeten helpen. Dat vraagt geduld van jou als werkgever.”
Wat kun je doen bij weerstand van medewerkers?
“We zien dat de meeste mensen, hoe lastig ook, wel begrip hebben voor de positie van werkgevers en de lastige beslissingen die deze situatie vraagt” vertelt Annika. “Als er toch sprake is van weerstand, toon dan in de eerst plaats begrip en achterhaal waar het iemand werkelijk om gaat. Weerstand is namelijk een uiting van een behoefte. Welke behoefte is dat precies? Zekerheid, rust, duidelijkheid? Daar kom je achter door te luisteren en door te vragen. Verder is het belangrijk dat je transparant bent over je intenties. Zwak moeilijke beslissingen die je moet nemen niet af, maar leg ze uit.”
Hoe behoud je de productiviteit?
Peter: “Vaak zijn werkgevers bang dat de productiviteit achteruit holt zodra het personeel thuiswerkt. En ja, er is thuis ook best veel afleiding. Toch hoeft thuiswerken niet per definitie een daling in productiviteit te betekenen. Bij sommigen leidt het zelfs tot een hogere productiviteit! Je hebt bijvoorbeeld geen irritatie over files en kunt dus beter uitgerust beginnen. Natuurlijk heeft dit voor een deel te maken met het soort werk dat iemand doet. Sommige banen lenen zich nu eenmaal beter voor thuiswerken dan anderen. Verder is het zo dat het heel erg verschilt per persoon of je een goede thuiswerker bent of niet. Onderzoeken laten hele verschillende resultaten zien over thuiswerken en productiviteit. Er zijn zowel voordelen als nadelen.”
Maar wat moet je nu als werkgever. Straks gaat iedereen zitten lanterfanten!
“Gelukkig blijkt dat meestal niet het geval” lacht Annika “en daar kunnen werkgevers zelf veel aan doen. Als mensen thuis moeten werken is het in de eerste plaats belangrijk dat zij goede toegang hebben tot werkende systemen. Maar de productiviteit kan ook kelderen door slechte werkomstandigheden, dus zorg als dat nodig is voor een ander scherm of een goede stoel.
Daarnaast is het belangrijk dat je medewerkers ook thuis helpt om structuur in de dag aan te brengen. Je kunt hen daar zelf naar vragen. ArboNed heeft eind maart online een mooi werkgeversadvies gepubliceerd, dat kun je vinden via www.arboned.nl Hierin staan hele nuttige adviezen voor werkgevers, onder andere over thuiswerken. Daarnaast is het altijd slim om contact te houden met je arbodienst, verzekeringsadviseur en andere professionals zoals bedrijfsartsen en psychologen.”
Hoe zorg je ervoor dat mensen zich betrokken blijven voelen?
“Als iedereen thuiswerkt of elders op afstand is het makkelijk om elke persoon een eigen hokje te geven met taken” vertelt Peter. “En zodra dat hokje leeg raakt melden ze zich weer. Alleen verhoogt dit niet de onderlinge betrokkenheid. Doe daarom een beroep op creativiteit en samenwerking en geef je medewerkers gedeelde taken en verantwoordelijkheden. Ondersteun dat met digitale techniek, bijvoorbeeld Zoom, Skype, Microsoft Teams, Google Hangouts.
Het helpt als medewerkers elkaar kunnen zien, dus organiseer ook teamsessies op afstand. Annika: “Verder is het een goed idee om samen een goed doel of goed initiatief op te pakken. Iets waar je medewerkers los van het werk trots op kunnen zijn. Denk bijvoorbeeld aan een inzamelingsactie op afstand, een fotowedstrijd of een kunstwerk voor het kantoor. Tot slot is het belangrijk om persoonlijk te blijven. Ik zie online berichten over werkgevers die medewerkers een attentie sturen. Dat wordt gewaardeerd en voedt het gevoel van
betrokkenheid! Deel ook wat van je eigen ervaringen, je eigen leven en nodig je medewerkers uit om dat ook te doen. De leuke en minder leuke dingen. Dat kan heel eenvoudig met een wekelijkse update in de mail of in de app.”
Hoe communiceer je naar je medewerkers?
“Blijf vooral communiceren” benadrukt Peter. “Natuurlijk is het lastig om te communiceren over beleid, omdat je zelf als werkgever ook niet precies weet wat er gaat gebeuren. Toch is het belangrijk om niet te lang te wachten met communiceren. Iets zeggen is beter dan niets zeggen. Ik zie vaak dat werkgevers bang zijn voor de weerstand of de onrust onder medewerkers. Maar juist door te zwijgen versterk je die onrust. Het is beter om gewoon eerlijk te zijn en te zeggen: ‘we weten het niet goed, het kan zus zijn of het kan zo zijn.’ Geef je medewerkers direct duidelijkheid zodra je dat kunt. Groepen mensen hebben vooral in onzekere tijden behoefte aan krachtig leiderschap en duidelijke communicatie helpt daarbij.”
Hoe ga je om met zorgen, stress en angst van je personeel?
“Het welzijn van mensen in hun werk hangt samen met de balans die zij ervaren. De balans tussen dingen die hen energie geven of helpen (hulpbronnen) en dingen die hen energie kosten of stress opleveren (stressoren)” zegt Annika. “Voor veel medewerkers is contact met collega’s een belangrijke hulpbron, maar ook de structuur in hun dag als ze naar hun werk gaan. Dat missen ze als ze thuiswerken. Bovendien kunnen er thuis ook stressoren zijn. Wat dacht je van een huilend kindje bijvoorbeeld. Kortom, bij werken vanuit huis kunnen er behoorlijke verschuivingen optreden in de hulpbronnen en stressoren die mensen ervaren.
Wat je als werkgever kan doen is coachen. Dat betekent één-op-één aandacht geven en kijken hoe je zoveel mogelijk bij jouw medewerker kan aansluiten. Dat kost natuurlijk tijd, maar je helpt mensen juist bij zelfreflectie en eigen verantwoordelijkheid door dit wel te doen. Met jouw hulp gaan ze namelijk nadenken over hun eigen hulpbronnen en stressoren. Als je open communiceert kan een medewerker misschien hulp vinden in zijn omgeving waardoor zijn zorgen verminderen. Het helpt ook om begrip te tonen voor de veranderingen die medewerkers doormaken in deze situatie. Zeg bijvoorbeeld ‘ik begrijp dat je niet acht uur lang achter je scherm kunt zitten, neem extra pauze en ga even wandelen. Ik vind het goed.’
Hoe laat je zien dat je aandacht hebt voor je mensen?
Peter: “Mijn advies is om vooral 1-op-1 met je medewerkers te blijven praten over hun zorgen. Vaak durven mensen in een groep niet helemaal open te zijn over hoe zij zich echt voelen. Juist door je medewerker even te bellen en letterlijk te vragen hoe het met hem gaat kom je te weten of er sprake is van stress en angst. En zo ja waar hem dat dan in zit. Let op, het is écht belangrijk dat je hierbij een gelijkwaardige positie inneemt! Stel je dus niet op als
baas, maar gewoon als een collega die oprecht geïnteresseerd is. Dat laat je zien door vooral veel vragen te stellen en niet direct adviezen te geven. Ondanks alle goede intenties zien wij dat dat voor veel werkgevers toch best lastig is.”
Waar vind je steun voor jezelf als werkgever?
“In de praktijk doet iedereen zijn best om medewerkers aan het werk te houden” zegt Annika. “Maar ondertussen zit je wel in zwaar weer met je bedrijf en voel je de verantwoordelijkheid op je schouders drukken. Die verantwoordelijkheid voel je niet alleen voor jezelf, maar ook voor je gezin en daar bovenop nog jouw medewerkers en hun gezinnen. Dat kan zwaar zijn. Zorg er daarom voor dat je ook je eigen social-support-systeem regelt en benut. Praat en deel je zorgen. Allereerst met je management, maar ook met andere werkgevers. En niet te vergeten je familie en vrienden. Het is belangrijk om ook goed voor jezelf te zorgen!”
Samen wensen wij jou als werkgever rust en wijsheid in deze ingewikkelde tijd die toch ook nieuwe kansen en mogelijkheden biedt. Hopelijk doe je je voordeel met dit interview. Veel succes!
Onze dank voor Jacomien Wolfkamp voor dit interview! Bezoek haar website (Jacomien Schrijft) als jij ook wil dat jouw woorden in een goed verhaal worden omgezet!
Wie wil nou niet werken in een team waarbij iedereen met energie samenwerkt? Misschien is onze teamcoaching op maat wel wat voor jullie! Ook het delen van kennis is belangrijk om met elkaar in verbinding te blijven. Kijk eens op onze pagina over kennisdeling in organisaties voor meer informatie Neem gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking.